Die Pape Architekten AG ist ein renommiertes Architekturbüro in zweiter Generation mit 55-jähriger Erfahrung im Planen und Bauen. Die Schwerpunkte liegen in klassischer Architektur, Masterplanung und Generalplanung für Gewerbe-, Industrie- und Verwaltungsgebäude. Besonderen Wert legt das Architekturbüro auf individuelle, hochtechnologische und ästhetische Ansprüche bei gleichzeitig hoher Wirtschaftlichkeit. Neben der Projektentwicklung und -steuerung bietet die Pape Architekten AG auch Consulting, Baumanagement und Bestandserfassung an und engagiert sich in der Forschung und Entwicklung.

Ziel: Alle Prozesse eines Architekturunternehmens digital abbilden

Der Wunsch, den gesamten Projektprozess vom Erstkontakt bis zur Schlussrechnung mit den „Begleitdaten“ wie Geschäftskontakte, Inventar, Vertragsdaten, Mitarbeiterinformationen, Qualitätsmanagement und Wissensdaten auf einer Plattform abzubilden und dabei sowohl einen Gesamtüberblick als auch detailliert aussagekräftige Daten zur Verfügung zu haben, führte die Pape Architekten AG zur der Softwareplattform von Ninox. Durch die Sichtbarmachung des Gesamtprozesses in digitaler Form sollte eine Transparenz entstehen, die eine hohe Effizienz gewährleistet.

Klarer Überblick und große Zeitersparnis durch Automatisierung

Die Einführung von Ninox brachte zahlreiche Vorteile: Ein zentrales Dashboard ermöglicht die digitale Abbildung aller Projektprozesse einschließlich Aufgabenmanagement, eine architektengerechte Zeiterfassung auf Basis der HOAI-Leistungsphasen und freien Leistungen. Der Zugriff auf das Arbeitszeitkonto sowie Kontakte, Inventar und individuelle Projektinformationen ist ebenso gewährleistet wie das Erstellen von Angeboten und Rechnungen. Dabei erfolgt die automatische Angebotserstellung in jeder gewünschten Form: auf Basis der aktuellen HOAI-2021-Tabellen für die Leistungsbilder Objektplanung, Haustechnik und Tragwerksplanung sowie jeglichen freien Planungs- und Beratungsleistungen. Weitere HOAI-Tabellen können mühelos eingebunden werden. Aus den eingetragenen Aufgaben werden automatisch Protokolle erstellt, die individualisiert ausgedruckt werden können.

Die umfassende Ninox-Datenbank enthält Informationen zu Auftraggebern, Projektständen nach Leistungsbild und gesamtheitlich, eine Budgetkontrolle mit Soll-Ist-Vergleich, optische Warnung vor Budgetüberschreitung, optische Anzeige des verbrauchten Budgets, Rechnungserstellung und Kundenzufriedenheitsbewertungen. Checklisten für Mitarbeiter gem. der Leistungsphasen, Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen für Projektleiter und die Möglichkeit, die Lösung individuell anzupassen, sorgen für eine große Zeitersparnis und effizienteres Arbeiten. Mit dem Qualitätsmanagementtool ist die Kundenzufriedenheit messbar geworden und die Arbeitsabläufe wurden nachhaltig optimiert. Die Software hat dazu beigetragen, die Arbeitsprozesse zu optimieren und die Unternehmensziele effektiv zu erreichen.

Gabriele Hufnagel, Kaufmännische Geschäftsbereichsleitung bei Pape Architekten: „Die digitale Darstellung unserer Prozesse von der Akquise über die Projektabwicklung bis zur Nachbetreuung war unser Ziel – und das ist uns gelungen. Wichtig ist, dass wir dabei nicht unsere Abläufe ändern mussten, sondern die Anwendung an unsere Prozesse angepasst haben“

Lernen Sie das digitale Architekturbüro kennen: In diesem Webinar können Sie die Software live erleben und eine maßgeschneiderte Lösung für alle Aufgaben entdecken - von der Kundenakquise bis zur Schlussrechnung.

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