Stellenbeschreibung
zanderroth ist ein Berliner Architekturbüro, das innovative Wohnungsbau- und Stadtentwicklungs-konzepte entwirft und dabei architektonische Qualität, Nachhaltigkeit und wirtschaftliche Umsetzbarkeit gleichermaßen in den Fokus stellt.
Zur Unterstützung unserer Geschäftsführung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und organisationsstarke Persönlichkeit als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d, Vollzeit).
In dieser verantwortungsvollen Position bist Du eine zentrale Schnittstelle innerhalb unseres Unternehmens und trägst mit Deinem Organisationstalent, Deiner Eigeninitiative und Deinem ausgeprägten Verantwortungsbewusstsein maßgeblich zu einem reibungslosen Tagesgeschäft bei. Du arbeitest strukturiert, denkst vorausschauend und behältst auch in dynamischen Situationen den Überblick. Mit Deiner freundlichen und verbindlichen Art sowie Deinem Gespür für pragmatische Lösungen unterstützt Du die Geschäftsführung zuverlässig bei organisatorischen, administrativen und operativen Aufgaben.
Deine Aufgabenbereiche:
In dieser verantwortungsvollen Position bist Du eine zentrale Schnittstelle innerhalb unseres Unternehmens und trägst mit Deinem Organisationstalent, Deiner Eigeninitiative und Deinem ausgeprägten Verantwortungsbewusstsein maßgeblich zu einem reibungslosen Tagesgeschäft bei. Du arbeitest strukturiert, denkst vorausschauend und behältst auch in dynamischen Situationen den Überblick. Mit Deiner freundlichen und verbindlichen Art sowie Deinem Gespür für pragmatische Lösungen unterstützt Du die Geschäftsführung zuverlässig bei organisatorischen, administrativen und operativen Aufgaben.
Deine Aufgabenbereiche:
- Eigenständige Organisation und Koordination des Tagesgeschäfts der Geschäftsführung
- Terminmanagement und Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartner:innen
- Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
- Verwaltung vertraulicher Unterlagen und Informationen
- Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitenden, Kund:innen und Geschäftspartner:innen
- Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
- Ansprechperson für die allgemeine Büroorganisation und damit verbundene Fragen bei zanderroth
- Ordnung, Pflege und Struktur im gesamten Arbeitsumfeld
- Onboarding, Betreuung und Ausstattung aller Kolleg:innen
- Verwaltung von Terminen sowie der Post- und E-Mail-Kommunikation
- Verwaltung der Zeiterfassung (Urlaubstage, Krankentage, Überstunden)
- Finanzcontrolling, Rechnungslegung, Abrechnungen
- Zahlungsfristen prüfen und wahren
- Vorbereitende Buchhaltung und digitale Lohnbuchhaltung
- Unterstützung der Geschäftsführung und der Projektteams
- Empfang und Betreuung von Kund:innen
Was wir uns wünschen:
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich, idealerweise auf Management- oder Geschäftsführungsebene
- Ausgeprägtes Organisations- und Kommunikationstalent sowie ein freundliches und souveränes Auftreten
- Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Hohe Diskretion, Zuverlässigkeit und Loyalität
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Sprachkenntnisse von Vorteil
- Verantwortungsbewusstes, strukturiertes und selbstständiges Arbeiten
- Mehrjährige Erfahrung im Office-Management oder in vergleichbaren Aufgaben
- Kenntnisse in Verwaltungsaufgaben, technischer Büroorganisation und Office-Programmen
- Kollegiale Zusammenarbeit mit dem Sekretariat unseres Partnerbüros SmartHoming und dem gesamten Team
- Erfahrung mit projo und DATEV erwünscht
- Affinität für Architektur/Bauwesen
Was wir anbieten:
- Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit mit direktem Einblick in unternehmerische Entscheidungsprozesse
- Die Stelle (40 Std./Woche) ist ab sofort zu besetzen
- Ein internationales und engagiertes Team aus sympathischen, aufgeschlossenen und hochmotivierten Kolleg:innen
- Ein anspruchsvolles, kreatives und herausforderndes Aufgabenfeld mit spannenden und komplexen Projekten im Bereich des Wohnungsbaus
- Ein angenehmes Arbeitsklima in einem Büro mit Garten und Köchin im Prenzlauer Berg
- Eine attraktive und leistungsbezogene Vergütung
- BVG-Ticket
Interesse?
Dann freuen wir uns über Deine aussagekräftige Bewerbung (Stichwort: Assistenz der Geschäftsführung) ausschließlich per E-Mail an: bewerbung@smarthoming.de
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