Stellenbeschreibung
Du organisierst gern, behältst in trubeligen Momenten den Überblick und möchtest in einem engagierten Team Verantwortung übernehmen?
Dann bist du bei uns genau richtig. In unserem modernen Büro mitten in Mainz, mit Blick auf die Stadt und kurzen Wegen zu Bus und Bahn, warten abwechslungsreiche Aufgaben, viel Gestaltungsfreiraum und Kolleg*innen.
Wir freuen uns darauf, gemeinsam mit dir unsere Abläufe weiterzuentwickeln und Erfolge zu feiern. Deine Aufgaben im Überblick:
Organisation & Office-Management
- Terminplanung und -koordination für Geschäftsleitung, Projekt- und Kundentermine
- Postbearbeitung (Ein- und Ausgang) inkl. Kurier- und Paketdienste
- Bewirtung & Hospitality: Gäste empfangen, Besprechungsräume vorbereiten
- Einkauf & Lagerverwaltung
- Bürobedarf: Bestände prüfen, Angebote einholen, Bestellungen auslösen
- Getränkeversorgung sicherstellen
- Projektspezifisches Material (z. B. PSA) beschaffen und ausgeben
Reisekoordination
- Dienstreisen organisieren (Bahn-/Flugtickets, Hotels, Mietwagen)
- Projektteams bei externen Terminen unterstützen
Dokumenten- & Archivmanagement
- Dokumente, Daten und Akten (digital & physisch) pflegen und verwalten
- Verträge, Rechnungen und Projektdokumentationen sorgfältig ablegen und archivieren
- Aufbewahrungsfristen und Compliance-Vorgaben überwachen
- Ablagestrukturen digitalisieren und laufend optimieren
- Kundendatenbank (CRM) aktuell halten
Finanzen & Buchhaltung (vorbereitend)
- Rechnungen prüfen, erstellen und versenden; Zahlungseingänge überwachen
- Verträge verwalten und den Zahlungsverkehr unterstützen
- Vorbereitende Buchhaltung in Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro (DATEV)
Personaladministration
- Personalakten und Stammdaten führen und pflegen
- Krankmeldungen, Urlaubsanträge und andere HR-Dokumente bearbeiten
- Gehaltsabrechnungen gemeinsam mit dem Steuerbüro vorbereiten
Allgemeine Assistenz
- Fach- und Projektteams bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben proaktiv unterstützen
- Präsentationen, Protokolle und Reports erstellen, aufbereiten und versenden
Das bringst du mit:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung im Office- oder Teamassistenz-Umfeld
- Sicheren Umgang mit MS Office, CRM-Systemen und idealerweise DATEV
- Strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise und ausgeprägte Serviceorientierung
- Sehr gute Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Was wir dir bieten
- Zentrale Lage: Arbeitsplatz im coolsten Gebäude von Mainz, nur wenige Schritte zu ÖPNV und Innenstadt
- Sport im Büro: Fitness- und Bewegungsangebote während der Arbeitszeit
- Jobticket (Deutschlandticket) & JobRad-Leasing für nachhaltige Mobilität
- Strukturiertes Onboarding mit persönlichem Buddy und klarem Schulungsplan
- Moderne Arbeitsplätze, flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
- Regelmäßige Team-Events und vielfältige Weiterbildungsmöglichkeit
Wenn du Lust hast, unseren Büroalltag aktiv mitzugestalten und gemeinsam mit uns neue Maßstäbe zu setzen, dann bewirb dich jetzt – wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!
BauNetz Architekt*innen Profil
