Stellenbeschreibung
ROBERTNEUN™ sucht eine verantwortungsbewusste, organisierte und herzliche Person, die sich um das tägliche Wohl aller und das reibungslose Funktionieren unseres Büros kümmert. Jemand, der*die den Überblick behält, mitdenkt, strukturiert – und ein Gespür dafür hat, was gebraucht wird, bevor es jemand ausspricht.
Unter anderem umfassen die Aufgaben:
Arbeitsumfeld & Organisation
- Gewährleistung eines funktionierenden Arbeitsplatzes für alle Kolleg*innen, einschließlich Technik, Ausstattung und Materialien
- Überwachung der Hardware und Arbeitsmittel (Laptops, Adapter, Softwareupdates etc.)
- Sicherstellung von Ordnung und einem angenehmen Umfeld – von der Küche über die Materialbibliothek bis hin zur Obstschale
- Koordination externer Dienstleister (Reinigung, Reproservice, Sicherheit, Hausverwaltung etc.) und Organisation der entsprechenden Abläufe
- Organisation interner Events, Feiern und kleiner Anlässe mit Liebe zum Detail
- Zentrale Ansprechperson für Büroanliegen – von der Schlüsselverwaltung über die Post bis hin zur Kaffeemaschine
Unterstützung in Personal & Verwaltung
- Begleitung neuer Kolleg*innen beim Einstieg und Verwaltung der notwendigen Unterlagen (Urlaubslisten, Überstunden, Zeugnisse etc.)
- Unterstützung bei der Kommunikation mit dem Steuerbüro, der Lohnbuchhaltung und den Versicherungen
- Mitwirkung an einer effizienten internen Informationssteuerung: Was sollte kommuniziert werden – und wie?
Fähigkeiten
- Organisationstalent mit Überblick, Herz und Verantwortungsbewusstsein
- Freude daran, Strukturen zu schaffen und ein Umfeld zu gestalten, in dem alle gut arbeiten können
- Erfahrung im Büromanagement oder in vergleichbaren Aufgaben
- Selbstständiges Arbeiten, klare Kommunikation und ein freundliches, verbindliches Auftreten
- Grundkenntnisse in Verwaltung, Technikorganisation und Office-Programmen
