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Neben wem sitzt der Chef heute?

Reality Check#01

Flurfunk bei Telefónica

Arbeitsprozesse und Abläufe verändern sich und damit auch die Anforderungen an die Bürogestaltung. Adieu Zelle heißt es in vielen Unternehmen, adieu eigener Schreibtisch in anderen, während sich manche Mitarbeiter sogar ganz ins Homeoffice verabschieden. Wie aber sieht die gelebte Realität aus? Experten bei Telefónica Deutschland verraten, wie sich das Münchner Büro in Kooperation mit den Planern von Vitra verändert hat, welche Räume und Möbel dieser Wandel in der Bürogestaltung braucht und wie die Mitarbeiter mit der neuen Situation umgehen.

Telefónica, München, Foto: Eduardo Perez © Vitra

Wenn der Chef jeden Tag woanders sitzt, hat das nicht nur Vorteile: Einerseits steht er automatisch in einem engeren Austausch mit seinen Mitarbeitern, anderseits: Niemand weiß genau, wo sich der Chef eigentlich gerade befindet, jeder muss ihn suchen. Diese tägliche Reise nach Jerusalem, auf der man immer wieder Tisch und Stuhl wechselt und manchmal sogar auch den Raum, kann sich vielleicht nicht jeder für sich vorstellen. Solche Entwicklungen geschehen auch nicht von heute auf morgen. Manche Unternehmen probieren in diesen Feldern jede Menge aus und versuchen dann, die positiven Momente im eigenen Büroalltag zu etablieren – so auch das deutsche Telekommunikationsunternehmen Telefónica. Für den Hauptsitz in München hat das Unternehmen zusammen mit Gensler Architects aus London und Vitra als Beratungspartner eine neue Bürogestaltung entwickelt. In Pilot-Projekten für die Bereiche Marketing und Real Estate & Workplace Management wurden Open-Space-Büros im Erdgeschoss sowie in den beiden obersten Etagen eingerichtet. Die entscheidende Rolle in diesem Prozess spielte jemand Drittes: die Mitarbeiter.

„Ein gutes Büro spiegelt die Unternehmenskultur wider“, sagt Richard Heißerer, Director Corporate Reporting & Real Estate bei Telefónica Deutschland. Im Fall seines Arbeitgebers spielen Kommunikation und Teamwork eine entscheidende Rolle. Da das Vorgängerbüro mit seinen kleinteiligen Zellenstrukturen diesbezüglich nicht genügend Möglichkeiten zum Austausch bot, sollen heute neue Flächen die Interaktion zwischen den Kollegen fördern. „Die Zusammenarbeit zur Abstimmung beschränkte sich weitgehend auf die Meeting-Räume, entsprechend anders wollten wir die neuen Büroflächen gestalten“, erklärt Heißerer. Mit seinem Bereich bei Telefónica Deutschland lebt er eine flexible Arbeitskultur. Das Real Estate & Workplace Management Team ist seit 2009 nicht nur dafür zuständig, neue Arbeitskonzepte zu entwickeln, es testet auch alle Szenarien, um eigene Erfahrungswerte zu sammeln, und stellt dann erst den anderen Mitarbeitern die besten vor. User-Groups nennt Heißerer die Angestelltenteams, die in Probeetagen arbeiten, Erfahrungen sammeln, Erkenntnisse gewinnen und Feedback geben. Praxis prüft die Theorie auf ihre Alltagstauglichkeit.

Mit Vitra als Partner hat Telefónica 2013 per Ausschreibung einen Ratgeber auf Augenhöhe gefunden, der „neue Impulse setzt und verstanden hat, welche Anforderungen ein modernes, zeitgemäßes Arbeiten heute stellt“. Dabei gehe es um gute inhaltliche Ergänzungen – „und nicht darum, dass wir neue Möbel einkaufen“, sagt der bei Telefónica Deutschland zuständige Projektleiter Martin Bruebach, Senior Real Estate und Workplace Manager. Es ist weit mehr als das: Neben mehreren Workshops zusammen mit den eigenen Planern, Architekten und den Fachleuten von Vitra hat man sich außerdem in Weil am Rhein neue Produkte angesehen und einige davon auch nach eigenen spezifischen Anforderungen weiterentwickelt. „Der Standardtisch, den wir bei uns haben, ist der TYDE , ein höhenverstellbarer Arbeitstisch“, erzählt Bruebach. „Gemeinsam mit Vitra haben wir dann daran gearbeitet, unsere IT-Anforderungen so zu integrieren, dass möglichst wenige Kabel auf und unter dem Tisch sind.“

Apropos Schreibtisch: Im Münchner Telefónica Tower gibt es schon länger keine feste Zuordnung von Arbeitsplätzen mehr. Die Flächen, die bei Telefónica heute für individuelle Arbeitsplätze zur Verfügung stehen, wurden signifikant reduziert – mobile Arbeitsweisen und das Home Office sind in dem Kommunikationsunternehmen mit einem Durchschnittsalter von Mitte 30 schon seit Jahren etabliert. „Die Kollegen sind hochgradig flexibel“, so Bruebach. „Bereits vor Jahren haben wir schon auf mobiles IT-Equipment umgestellt. Bei uns arbeitet man genauso in Sitzgruppen oder Kollaborationsflächen wie am Schreibtisch.“

Dass es für diesen Prozess anfangs Anlaufschwierigkeiten gab, verheimlicht Bruebach nicht, heute werde das Sharing-Konzept jedoch sehr gut angenommen. „Bei uns im Tower, wo wir im letzten Jahr über 1.400 Arbeitsplätze umgestellt haben, ist die Zufriedenheit der Mitarbeiter extrem hoch.“ Eine Entwicklung, die sich so gut eingespielt hat, dass dies auch positive Auswirkungen auf das Recruiting neuer Mitarbeiter hat: „Schon bei den ersten Testflächen im Erdgeschoss war es so, dass die Kollegen aus der Personalabteilung gerne die potenziellen Kandidaten mit in diese Flächen genommen haben“, verrät Bruebach. „Es ist durchaus ein attraktiver Aspekt unserer Arbeitsumgebung.“

Er selbst habe übrigens keinen Lieblingsort im Büro – er gehöre zu denjenigen, die je nach Anforderung und Tätigkeit an verschiedenen Orten sitzen: in Gruppen, alleine konzentriert am Schreibtisch oder in einer Fokusbox. „Gefunden werde ich dabei tatsächlich immer“, lacht Martin Bruebach. „Es ist ja so, dass bei uns jeder ein Mobiltelefon hat und damit immer erreichbar ist.“



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